bellaflora Gartencenter GmbH: Optimal vernetzte Kommunikation für 27 Standorte

Die bellaflora Gartencenter GmbH ist Österreichs führendes Einzelhandelsunternehmen im Gartenbereich. Das 1978 gegründete Unternehmen erwirtschaftete im Jahr 2016 mit rund 500 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Unternehmenszentrale in Leonding bei Linz und 26 Filialen in ganz Österreich einen Nettoumsatz von 83,5 Mio. Euro. Als Österreichs grüne Nummer 1 setzte sich bellaflora für den Umwelt- und Klimaschutz ein und arbeitet gemeinsam mit Kunden, Lieferanten und Mitarbeitern auf eine grüne Zukunft hin.

Um auch die Kommunikation bei bellaflora zukunftsfähig zu machen, löst das Unternehmen 27 klassische Telefonanlagen in den österreichweiten Niederlassungen durch die innovative Kommunikationslösung des Unified-Communications-(UC)-Anbieters Swyx ab. Mit der im zentralen Rechenzentrum betriebenen UC-Lösung sorgt das Unternehmen für eine einheitliche Kommunikation über alle Standorte hinweg und profitiert von einer hohen Flexibilität sowie erheblichen Kostenvorteilen. Das zentrale Management der Lösung reduziert Aufwände und ermöglicht durchgehende Konfigurationen für alle Niederlassungen. Dabei sind an den einzelnen Standorten keine eigenen TK-Anlagen mehr nötig. Interne Gespräche lassen sich über das bestehende MPLS-Netzwerk leiten, über das die Standorte an das Rechenzentrum angebunden sind.

Schlanke, komfortable Administration
Die zentrale Steuerung und komfortable Handhabung der Swyx Lösung erleichtern den Arbeitsalltag der Verantwortlichen bei bellaflora: Sie können die softwarebasierte Kommunikationslösung im gewohnten Microsoft-Umfeld administrieren sowie Konfigurationen und Änderungen wie etwa das Hinzufügen neuer Benutzer ganz einfach selbst vornehmen. Auch Regeln für die Behandlung von eingehenden Anrufen lassen sich spielend leicht festlegen. Dabei ist es möglich, die Weiterleitung von Anrufen von bestimmten Kriterien abhängig zu machen, wie beispielsweise Telefonnummer oder Durchwahl des Anrufenden, Datum, Wochentag oder Uhrzeit. So können Anrufe von Kunden außerhalb der Öffnungszeiten der angewählten Filiale automatisch an eine andere Filiale umgeleitet werden, ohne dass der Anrufer eine weitere Nummer wählen muss.

Neben diesen Merkmalen, die für Swyx sprachen, punktete die Lösung des Dortmunder UC-Spezialisten auch mit einem überzeugenden Preis-Leistungs-Verhältnis und ihrer umfassenden Funktionalität. Mit dem langjährigen Swyx Gold-Partner Data-Way IT-Consulting stand zudem vor Ort ein kompetenter Umsetzungspartner zur Verfügung, um bellaflora bei der Implementierung zu unterstützen. Entsprechend reibungslos verlief die Inbetriebnahme der zentralen Services. Im Anschluss daran implementierten bellaflora und Data-Way die Kommunikationslösung zunächst in der Unternehmenszentrale. Nach und nach wird die Lösung nun auf die Filialen in ganz Österreich und damit auf insgesamt rund 360 User ausgerollt. Durch die Entscheidung für das einfach skalierbare System von Swyx können die einzelnen Standorte dabei problemlos in die zentrale Kommunikationslösung integriert werden. Im Zuge des Rollouts erneuert der Gartenhändler mit Data-Ways Unterstützung auch die DECT-Infrastruktur in den bellaflora Filialen. Auf diese Weise werden die Kassenkräfte optimal in die Kommunikation eingebunden, die DECT-Geräte für interne Abstimmungen und Rückfragen nutzen.

Weitere Vorteile der neuen Kommunikationslösung
Swyx bietet alle Funktionen einer klassischen Telefonanlage sowie viele weitere Merkmale, die weit darüber hinausgehen. Durch eine intelligente Verknüpfung von Telefonie und PC können bellaflora-Mitarbeiter alle Kommunikationsfunktionen über ihren Computer steuern und Anrufe per Mausklick aus jedem beliebigen Programm heraus starten, annehmen oder beenden. Telefonkonferenzen werden einfach über den Swyx Softphone-Client eingeleitet. Mit Präsenzinformationen zeigen Mitarbeiter zudem den Status der eigenen Erreichbarkeit an. Kollegen erkennen so, wer verfügbar, abwesend oder abgemeldet ist. Auf diese Weise sparen sie Zeit und vermeiden erfolglose Kontaktversuche. Für Effizienzsteigerungen sorgt auch ein zentrales Telefonbuch, auf das alle Nutzer zugreifen können und das an die ERP-Software von bellaflora angebunden ist. So können Mitarbeiter bei Telefonaten mit Lieferanten direkt die Bestellhistorie oder relevante Lagerbestände einsehen. Mitarbeiter, die viel unterwegs sind, da sie beispielsweise Filialen überregional betreuen, können zudem auch über mobile Endgeräte in die Kommunikation von bellaflora eingebunden werden: Dank des Swyx Mobile Clients können Nutzer unabhängig von ihrem Aufenthaltsort oder dem verwendeten Endgerät auf alle wichtigen Funktionen zugreifen und sind dabei stets unter einer zentralen Rufnummer erreichbar.

Mit offenen, standardisierten Schnittstellen lässt sich die Swyx Kommunikationslösung für individuelle Anforderungen anpassen sowie nahtlos in bestehende Infrastrukturen und Systeme integrieren. Die vielfältigen Anpassungs- und Erweiterungsmöglichkeiten der Lösung bieten bellaflora maximale Flexibilität und hohe Investitionssicherheit – denn Swyx kann ohne großen Aufwand verändert werden, wenn sich neue Anforderungen stellen.