KHM-Museumsverband

Die bestehende Telefonanlage war am Ende ihres Lebenszykluses, die letzten eineinhalb Jahre gab es zudem keinen Wartungsvertrag mehr. Ein Risiko für einen renommierten Museumsverband, das nicht mehr tragbar war. Die Entscheidung war klar: für den KHM-Museumsverband musste eine neue Telefonanlage angeschafft werden.

Die sieben Museen des KHM-Museumsverbands gehören zu den meist besuchten Museen in
Österreich. Sie sind ein integraler Bestandteil der österreichischen Kulturlandschaft. Der Verband beschäftigt über 700 Mitarbeiter/-innen und hat einen hohen volkswirtschaftlichen und gesellschaftspolitischen Einfluss auf den Standort Österreich.

Anforderungen mit Berater erarbeitet
Nachdem klar geworden war, dass die bestehende Telefonanlage getauscht werden musste, wurde im Frühjahr 2018 ein Berater beigezogen, um gemeinsam ein Pflichtenheft für die neue Telekommunikationslösung zu erarbeiten. Die Anforderungen waren vielseitig: So sollte die neue Lösung auf jeden Fall die ursprünglich versprochenen Aufgaben der bisherigen Anlage beherrschen. Im Betrieb hatte sich bei dieser nämlich gezeigt, dass viele Features im Echtbetrieb nicht oder zumindest nicht verlässlich funktionierten. Besonderer Wert wurde daraufgelegt, dass sich die neue Lösung ohne zusätzliche Investitionen in die bestehende Hardware integrieren lässt.
Die vorhandene Infrastruktur bestand aus 2 redundanten HP-Servern, ca. 500 VoIP Telefonen und ca. 30 Analogtelefonen. Dazu kamen 3 analoge 24-Port-Gateways, ca. 20 Faxe, zwei Multis mit zwei Kopfnummern und 60 Sprachkanälen sowie zwei Patton Gateways. Auf dieser Infrastruktur wurden ein Windows Server 2016 Standard und VMWare 6.0 eingesetzt.
Die neue Lösung sollte zudem über eine hohe Zuverlässigkeit verfügen, d.h. im Falle eines Ausfalls sollte die Telekommunikationslösung nach spätestens zwei Stunden wieder voll funktionsfähig sein. Darüber hinaus sollte sie einen VPN-Tunnel für das Schloss Ambras in Innsbruck bereitstellen.

Data-Way macht mit Swyx das Rennen
Auf Basis der festgelegten Anforderungen wurden sechs Anbieter in die engere Wahl genommen und zu einem ersten Gespräch eingeladen. Für die nächste Runde verblieben drei Unternehmen im Rennen, darunter Data-Way IT-Consulting.
Dabei erwies sich die von Data-Way angebotene Lösung als die beste, die zudem deutlich innerhalb des vorgegebenen Budgetrahmens blieb. Die Experten des Wiener Unternehmens konnten dabei nicht zuletzt in den persönlichen Gesprächen mit ihrem großen Fachwissen, ihrer Lösungsorientierung und der langjährigen Erfahrung überzeugen. Dazu Manuela Kronlachner, die die Telefonanlage des KHM-Museumsverbandes betreut: „Data-Way zeigte sich vom ersten Kontakt an, vor allem aber in den persönlichen Gesprächen sehr bemüht und kompetent. Fast jede unserer Fragen konnte sofort und nachvollziehbar beantwortet werden. Und die paar Fragen, die übrig blieben, wurden nach kurzer Recherche ebenfalls kompetent beantwortet. Das konnte sonst niemand!“
Es wurde schließlich vereinbart, im Oktober 2018 eine Testinstallation vorzunehmen. Die Swyx-Lösung wurde auf der bestehenden Server-Infrastruktur installiert und einem umfangreichen Funktionstest unterzogen. Dieser Test verlief so erfolgreich, dass Data-Way noch im selben Monat mit der Umsetzung beauftragt wurde. Die Test-Installation wurde bestehen gelassen und stellte die Basis für einen raschen Umstieg dar.
Der KHM-Museumsverband bereitete bis Ende 2018 die notwendigen Daten auf, z.B. die im System zu hinterlegenden Anwender/-innen. Data-Way übernahm diese Daten im Jänner 2019 und legte damit die User/-innen im neuen Swyx-System an.

Erfolgreiche Umsetzung & verringerter Aufwand
Noch im Jänner 2019 begann in Kooperation mit Data-Way die Umstellung unter den Mitarbeiter/-innen des Museumsverbandes. Während die Nutzer/-innen in das neue System eingeschult wurden, wurden deren Geräte am Arbeitsplatz ausgetauscht. So konnten sich die Mitarbeiter/-innen sofort mit dem neuen System vertraut machen und erste Erfahrungen damit sammeln.
In den ersten Monaten gab es noch einige Support-Anrufe, doch schon bald konnten die Nutzer/-innen problemlos mit dem neuen System umgehen. Für Manuela Kronlachner war dies jedoch nicht überraschend, da die Einführung eines neuen IT-Systems immer besondere Anforderungen in der Umstellungsphase mit sich bringt.
Umso positiver wirkt sich die neue Lösung in ihrem Arbeitsalltag aus: „Die Administration ist im Vergleich zur alten Anlage viel einfacher und der Aufwand hat sich deutlich reduziert.“ Als Beispiel nennt sie das Anlegen neuer Benutzer/-innen: sie legt diese im System an, stellt sicher, dass ein Endgerät am Arbeitsplatz vorhanden ist und übergibt einen Pin-Code mit dem sich die Mitarbeiter/-innen am System anmelden. „Mehr ist da nicht zu tun!“, so Kronlachner.
Auch der Wartungsaufwand für das System als solches hat sich gegenüber der früheren Anlage deutlich verringert. Um die angesprochene Zuverlässigkeit der Telekommunikationslösung sicherzustellen, wurde gemeinsam mit Data-Way ein Sicherheitskonzept erarbeitet. Hier konnten die Expert/-innen des Wiener IT-Unternehmens ihre langjährige Erfahrung erfolgreich einbringen. So arbeitet die Anlage seit Inbetriebnahme weitgehend störungsfrei. Die wenigen auftretenden Probleme, deren Ursachen nicht an Swyx lagen, konnten gemeinsam mit Data-Way innerhalb kurzer Zeit behoben werden. Manuela Kronlachner betont, dass die Anlage sehr stabil laufe und somit alle Erwartungen problemlos erfülle.
Gut angenommen wird der Soft-Client von Swyx, der eine Vielzahl nützlicher Funktionen bietet. Neben der Status-Anzeige interner Teilnehmer/-innen erweist sich die Möglichkeit als besonders beliebt, eine Telefonnummer direkt im Webbrowser zu markieren und über einen Tastendruck automatisch anwählen zu lassen. Dies vermeidet vor allem bei langen und / oder komplexen Telefonnummern falsche Verbindungen durch fehlerhafte Eingabe.
Um die Möglichkeiten der Swyx-Telekommunikationslösung künftig noch besser nützen zu können, wird derzeit ein Anruferleitsystem entwickelt. Damit sollen Verbindungszeiten reduziert sowie falsche Verbindungen und Verbindungsabbrüche verhindert werden.

Ausgezeichneter Service und Support
Data-Way konnte den KHM-Museumsverband einerseits mit dem besten Angebot überzeugen und stellte andererseits eine problemlose Installation der neuen Telekommunikationslösung sicher. Im laufenden Betrieb steht das Unternehmen dem Kunden mit kompetentem, lösungsorientiertem Service auch weiterhin zu Seite. Die Basis dazu ist eine auf fünf Jahre abgeschlossene Swyx-Telefonie-Instandhaltungsvereinbarung. Manuela Kronlachner fasst die Erfahrungen so zusammen: „Das Team von Data-Way ist sehr kompetent und bemüht. Sie kümmern sich pragmatisch und lösungsorientiert um alle unsere Anliegen. Wir sind mit Swyx und Data-Way sehr zufrieden!“.