Anwenderbericht: Fachhochschule Salzburg
Ein Anwenderbericht der Data-Way IT-Consulting GmbH

„Lernen fürs Leben“ ist der Leitspruch der Fachhochschule Salzburg und drückt das übergeordnete Ziel aus. An der Hochschule studieren rund 2.700 Studierende in 18 Bachelor- und 12 Master-Studiengängen. Sie werden dabei von 380 Mitarbeiter/-innen in Lehre & Forschung, Services und Organisation betreut, darüber hinaus gibt es rund 900 externe Lehrende. Um den Leitspruch mit Leben zu füllen und einen erfolgreichen Hochschulbetrieb zu gewährleisten ist die Kommunikation zwischen den Beteiligten von größter Bedeutung. Es überrascht daher nicht, dass eine leistungsfähige und stabile Kommunikationslösung eine zentrale Rolle spielt. Seit 2019 setzt die FH Salzburg dabei auf Swyx, umgesetzt von Data-Way IT-Consulting.

Die zuvor eingesetzte Telefonanlage eines Mitbewerbers war nach jahrelangem Einsatz an ihrem „End of Life“ angelangt und hätte nur durch ein Hardware- und Software-Upgrade weiter betrieben werden können. Das zuständige Projektteam unter Leitung von Ralf Mitteregger, Leiter Information Services, entschied sich daher, sich am Markt nach einer modernen Kommunikationslösung umzusehen.

Das Ziel: eine moderne und offene Telekommunikationslösung
Die Anforderungen waren rasch formuliert. Das neue System sollte vor allem langlebig sein und keine zusätzliche Hardware benötigen, d.h. virtualisierbar sein. Zudem war die Nutzung von VoIP und VoIP-Diensten eine wichtige Vorgabe. Darüber hinaus sollte die neue Lösung in andere Systeme integriert werden können, z.B. in eine Datenbank, die Informationen zu den Anrufer/-innen bereitstellt. Nicht zuletzt sollte mobiles Arbeiten bestmöglich unterstützt werden.
Die wichtigste Erwartung war jedoch eine vermeintlich einfache: „Die Lösung sollte vor allem stabil laufen“, so Ralf Mitteregger. „Für unsere Mitarbeiter/-innen ist Kommunikation ein so zentraler Bestandteil ihrer Arbeit, dass wir sicherstellen müssen, dass es hier zu keinen Ausfällen kommt.“
Zudem gab es an der Fachhochschule bereits mehrere hundert Endgeräte, die nach Möglichkeit weiterverwendet werden sollten. Dies hatte einerseits wirtschaftliche Gründe, da ein Austausch mit entsprechenden Kosten verbunden gewesen wäre. Andererseits richtet die FH Salzburg als „klimaaktiv“-Partner des Bundesministeriums für Land- und Forstwirtschaft, Umwelt und Wasserwirtschaft besonderes Augenmerk auf Nachhaltigkeit und den schonenden Einsatz von Ressourcen. Wieso sollte man funktionierende Endgeräte einfach entsorgen?
Auch hätte der Tausch einen sehr großen logistischen und personellen Aufwand bedeutet und zu Unterbrechungen des Betriebs geführt.

Data-Way punktet mit Lösungsorientierung
Nach ersten Gesprächen mit in Frage kommenden Anbietern wurden zwei Unternehmen in die engere Wahl genommen. Wie schon erwähnt, war dem Projektteam der FH Salzburg die Übernahme der bisherigen Endgeräte besonders wichtig. Data-Way überzeugte letztendlich mit besonderer Lösungsorientierung:
Ein aus vier Personen bestehendes Team der FH Salzburg besuchte das Salzburger Büro von Data-Way und brachte Mustertelefone mit. Während ein Teammitglied nach der Ankunft nochmals kurz den Raum verließ, „flashte“ Data-Way innerhalb kürzester Zeit ein Endgerät und konnte so bereits schon vor dem eigentlichen Beginn der Besprechung sofort die voll funktionsfähige Lösung vorzeigen – also das, was in dem Termin besprochen werden sollte. „Das hat uns sehr beeindruckt und uns gezeigt, dass Data-Way der richtige Anbieter für uns ist“, so Ralf Mitteregger.

Zuschlag für Data-Way und Swyx
Die Entscheidung für Data-Way und Swyx fiel letztlich rasch. Die Swyx-Lösung erfüllte problemlos alle Anforderungen des Auftraggebers und bot darüber hinaus noch eine Reihe interessanter Features und vor allem eine Offenheit zur Integration in andere Systeme.
Data-Way überzeugte mit der Leidenschaft, dem hohen technischen Verständnis und der tiefgehenden Kenntnis von Swyx. In den Worten von Ralf Mitteregger: „Das Team von Data-Way kennt das Produkt in- und auswendig – und das merkt man. Jedes unserer Probleme konnte gelöst werden!“ Für den erfahren IT-Manager ist diese hohe Produktkenntnis ein beeindruckendes Alleinstellungsmerkmal von Data-Way und hat die Verantwortlichen auf Seite der FH Salzburg in ihrer Entscheidung für Data-Way bestätigt.

Die neue Kommunikationslösung
Data-Way setzte die empfohlene Swyx-Lösung gemeinsam mit dem Projektteam der FH Salzburg um. Das System umfasst fast alle Standorte der FH Salzburg (Urstein, Kuchl und Salzburg), wobei durch den flexiblen Einsatz von Skins bestimmte Rollen und Einsatzformen problemlos übernommen werden. So kann z.B. die Zentrale bei Bedarf mit minimalem Aufwand von einem anderen Standort bzw. anderen Mitarbeiter/-innen übernommen werden, ohne Funktionalität zu verlieren.
Swyx bietet den Mitarbeiter/-innen eine Vielzahl an Kommunikationsmöglichkeiten. Sei es ein Festnetz-Gerät, ein Mobil-Telefon oder der Swyx-Client mit Headset am Arbeitsplatz – die Flexibilität ist sehr groß. Darüber hinaus können weitere Features genützt werden. Dazu zählt die Möglichkeit, den eigenen Status zu setzen, d.h. ob jemand derzeit erreichbar ist oder nicht. Passend dazu können die Mitarbeiter/-innen den jeweils gewählten Status auch mit individuellen Texten ergänzen und so über die Statusmeldung hinausgehende Informationen vermitteln. Die Chat-Funktion wurde ebenfalls eingerichtet und bewährt sich im praktischen Einsatz. So ist es z.B. möglich, einer telefonierenden Person eine kurze Nachricht auf den Bildschirm zu schicken, ohne deren Gespräch zu stören.
Gemeinsam mit Data-Way wurde zudem ein Notfallkonzept für den Falle eines Systemausfalls erarbeitet und eine Back-Up-Leitung eingerichtet. Ziel war es, sicherzustellen, dass vor allem die Lehre und Forschung ohne Einschränkungen weiterarbeiten können.
Ein Bereich, dem an der FH Salzburg besonders hohe Bedeutung zukommt, ist der Datenschutz. Hier konnte Swyx mit detaillierter Dokumentation überzeugen, die klar darlegt, welche Daten in welcher Form, an welcher Stelle und zu welchen Bedingungen gespeichert werden. Diese klare Übersicht machte es der Fachhochschule einfach, die bestehenden Verarbeitungsverzeichnisse zu ergänzen.

Problemlose, rasche Umsetzung
Ralf Mitteregger hebt den reibungslosen und schnellen Ablauf des Projektes besonders hervor. Die Vorbereitungszeit betrug rund zwei Monate, wobei vor allem die FH Salzburg gefragt war, die notwendigen technischen Vorarbeiten zu leisten. Hier gab es eine enge Zusammenarbeit mit Data-Way, die eine ausgezeichnete Basis für den eigentlichen Systemwechsel legte.
Dem Projektteam war es wichtig, dass der Wechsel rasch und für die Mitarbeiter/-innen unbemerkt erfolgte. Es sollte sich für die Anwender/-innen zunächst unmittelbar nichts ändern und sie sollten nicht merken, dass die Telefonanlage getauscht wurde. So wurde auch sehr bewusst entschieden, in einem ersten Schritt den mobilen Client noch nicht umzusetzen und sich auf den technischen Wechsel als solches zu konzentrieren.
Dieser erfolgte in der vorlesungsfreien Zeit im Sommer 2019 und konnte in einer Nacht reibungslos durchgeführt werden. Nachdem die Endgeräte „geflasht“ worden waren, wurde die neue Swyx-Lösung aktiv geschalten. Da sich das System im Einsatz als stabil erwies, wurde einige Wochen später auch der Swyx-Client für die Nutzer/-innen ausgerollt.
Technisch waren kaum neue Anschaffungen notwendig – es wurde lediglich für jeden Standort der Fachhochschule ein Analog Patton Gateway angeschafft.
Das Fazit nach mehr als einem Jahr Einsatz ist äußert positiv: „Das Kommunikationslösung läuft absolut stabil und es gab bislang keinen einzigen Ausfall. Außerdem haben die Benutzer/-innen das neue System sehr positiv angenommen und nutzen die verfügbaren Features gerne. Und wir blieben innerhalb des vereinbarten Budgetrahmens.“, zieht Ralf Mitteregger zufrieden Bilanz.

Zukunftssicher und erweiterbar
Mit dieser Kommunikationslösung hat sich der Auftraggeber für ein zukunftssicheres und individuell erweiterbares System entschieden. So konnte ein weiterer Standort der Fachhochschule im Landeskrankenhaus Salzburg problemlos und mit minimalem Aufwand in die Lösung integriert werden.
Für die Zukunft sind Erweiterungen angedacht, z.B. die Integration in Microsoft Teams oder in Datenbanken, die weiterführende Informationen zu den Anrufer/-innen zur Verfügung stellen.

Ausgezeichneter Support und Service
Data-Way IT Consulting machte von Beginn einen sehr positiven Eindruck auf das Projektteam. Ralf Mitteregger betont dabei immer wieder den Umgang „auf Augenhöhe“. Data-Way sei mit Swyx sehr vertraut, so dass es keine Problemstellungen gab, für die nicht rasch eine Lösung gefunden werden konnte. Der Support ist immer erreichbar, auch am Wochenende. „Man merkt, dass Data-Way selber Swyx einsetzt – es funktioniert alles problemlos!“, resümmiert Ralf Mitteregger.